El alcalde en su calidad máxima autoridad de la municipalidad ejerce su dirección y administración superior y la supervigilancia de su funcionamiento, propone iniciativas al Concejo Municipal, nombra y remueve a los funcionarios de su dependencia, vela por la observancia del principio de probidad administrativa, administra los recursos financieros de la Municipalidad y ejerce las demás atribuciones previstas en los artículos 63 y 65 de la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades.
El administrador municipal depende y colabora directamente con el alcalde, y le corresponde administrar estratégicamente la organización interna de la Municipalidad, de acuerdo con los planes y programas que se hayan establecido para este fin, además de las tareas de coordinación y gestión permanente del Municipio, y tiene a su cargo las siguientes oficinas/unidades:
A) Administración Municipal
B) Seguridad públicaEl concejo es un organismo de carácter normativo, resolutivo y fiscalizador,encargado de hacer efectiva la participación de la comunidad local y de ejercer las atribuciones que la señala la Ley 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades.
Está integrado por seis concejales, elegidos en votación directa en conformidad a la Ley. Será presidido por el alcalde, y en su ausencia por el concejal presente que haya obtenido individualmente, mayor votación ciudadana en la elección respectiva, según lo establezca el Tribunal Electoral Regional. Se desempeñará como secretario del Concejo el secretario Municipal o quién le subrogue. El concejo tendrá las atribuciones y funciones señaladas en la Ley 18.695, además, el Concejo establecerá las normas necesarias para su adecuado funcionamiento, en un Reglamento Interno.El Juzgado de Policía Local es una unidad que depende administrativamente de la Municipalidad y técnicamente del poder judicial a través de la Corte de Apelaciones correspondiente, en conformidad a las normas de la ley N°15.231, y tendrá por objeto administrar justicia en la comuna de acuerdo con la competencia que fije la Ley. Asimismo, tendrá a cargo las siguientes funciones:
a) Administrar justicia dentro del territorio jurisdiccional en las materias que la Ley le ha encomendado.
b) Conocer los siguientes asuntos: Las infracciones a los preceptos que reglamentan el tránsito y trasporte público, las infracciones a las ordenanzas, reglamentos y decretos alcaldicios.
c) Las infracciones a las Leyes especiales tales como las de rentas municipales, ley general de urbanismo y construcciones y ordenanza respectiva, Ley de Tránsito, de Alcoholes, Ley de bosque, pesca y caza, vigilantes privados.
d) Las infracciones a las leyes tales como: Ley orgánica constitucional N°18.700 sobre votaciones y escrutinios, Ley N°19.303, sobre Seguridad ciudadana, ley N°19.303, sobre protección de los derechos del consumidor, Ley N°19.537 sobre propiedad inmobiliaria, entre otras.
e) Otras que le encomiende la Ley.
El secretario del Juzgado de Policía Local depende disciplinariamente del Juez y administrativamente del alcalde. Será quién se desempeñe como ministro de Fe del tribunal, además de asistir al Juez en el desarrollo de la función jurisdiccional, en base a las disposiciones legales vigentes. Sin perjuicio de lo expuesto, le corresponderán como funciones específicas las siguientes:
a) Actuar como secretario abogado del tribunal cumpliendo con la normativa de la cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el Decreto Supremo N°307 de 1978, del Ministerio de Justicia; Ley N°18.287 y artículos 379 y 55 del Código Orgánico de Tribunales en lo pertinente.
b) Ministro de fe pública encargado de autorizar todas las providencias, despachos y actos emanados del Juzgado Policía Local.
c) Custodiar los procesos, documentos y papeles que sean presentadas ante el Juzgado de Policía Local.
d) Dar cuenta diariamente al Juzgado de las solicitudes que presentaren las partes.
e) Autorizar las providencias y resoluciones que sobre las solicitudes presentadas por las partes recayeren y hacerlas saber a los interesados, anotando en el proceso las notificaciones que se hicieren.
f) Proveer escritos de mera tramitación.
g) Dar conocimiento a cualquier persona que lo solicite de los procesos que tengan archivados y de todos los actos emanados del Juzgado.
h) Guardar con el conveniente arreglo los procesos y demás documentos de su oficina, de acuerdo con las ordenes que el Juzgado imparta.
i) Otorgar los poderes judiciales que ante el puedan otorgarse.
j) Subrogar al Juez de Policía Local del Juzgado respectivo, en caso de impedimento o inhabilidad de este último.
El Juzgado de Policía local también contará con un actuario. Al igual que el secretario del Juzgado de Policía Local, este dependerá disciplinariamente del Juez y administrativamente del alcalde. Este cargo tendrá como propósito el llevar a cabo la tramitación de las diversas causas del Juzgado de Policía local, como las causas relativas a las materias de competencia del Juzgado de Policía Local, atención a público, subrogar al secretario en caso de impedimento o inhabilidad de este último y las demás funciones que la Ley o su jefe directo le encomiende.
La unidad de seguridad pública tendrá como objetivo el colaborar en la planificación y la ejecución de acciones además de la elaboración de los instrumentos relacionados con la seguridad en la comuna. Asimismo, deberá llevar a cabo las acciones o medidas que correspondan en forma directa al municipio o a través de convenios celebrados con organismos públicos o privados, con el objeto de ejecutar los objetivos y metas relacionadas con el Plan comunal de Seguridad Pública.
Está unidad contará con un Encargado de Seguridad, quién será el colaborador directo del alcalde en las tareas de coordinación y gestión de las funciones del artículo 4 de la Ley N°18.695 y en el seguimiento del Plan comunal de Seguridad pública, además de ejercer las funciones que le delegue el alcalde, siempre que estén vinculadas con la naturaleza de su función. Corresponderá al Encargado de Seguridad asumir la función de secretario ejecutivo del Consejo Comunal de Seguridad Pública. A la unidad de seguridad pública le corresponderán las siguientes funciones: a) El desarrollo, implementación, evaluación, promoción, capacitación y apoyo de acciones de prevención social y situacional. b) La celebración de convenios con otras entidades públicas para la aplicación de planes de reinserción social y de asistencia a víctimas. c) La adopción de medidas en el ámbito de la seguridad pública a nivel comunal, sin perjuicio de las funciones del Ministerios del Interior y Seguridad Pública y de las fuerzas de Orden y Seguridad. d) La remisión de los respectivos planes comunales de seguridad pública, dentro de los diez días siguientes a su aprobación a la Subsecretaría de Prevención del delito del Ministerio del interior y Seguridad Pública, al Consejo Regional de Seguridad Pública y al Intendente. e) La difusión de los planes a que se refiere el literal anterior, dentro del mismo plazo, a través de la página web municipal o por cualquier otro medio que segure su debido conocimiento por parte de la comunidad.El terminal de buses de Fresia será administrado directamente por la Municipalidad de Fresia o podrá ser concesionado a un tercero. La principal función del Terminal será el servicio de transporte de pasajeros, mientras que tendrá como función complementaria la venta de pasajes y otros productos.
El funcionamiento del Terminal de Buses será autorizado por la Secretaría Ministerial de Transporte y Telecomunicaciones y la Dirección de Obras Municipales a través de la Recepción Definitiva de Obras de Edificación. El Terminal dependerá de la Administración Municipal, la que podrá solicitar la colaboración de todos los organismos públicos y Entidades del Estado que tengan vinculación con el transporte público, a fin de que ellos fiscalicen el cumplimiento de las normas, dentro del ámbito de sus competencias. Serán funciones del encargado del Terminal de buses las siguientes: a) El administrador del terminal asumirá la responsabilidad directa de su correcta operación, en cuanto a la aplicación de la ordenanza existente, las resoluciones que al respecto dicte el Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones, la Dirección de Tránsito Municipal y de las leyes y decretos atingentes a esta materia. b) Gestionar ingresos por concepto de recaudación por uso de losa del terminal de buses. c) Velar por el correcto funcionamiento del Terminal y las normas de seguridad, contando con elementos de seguridad en sectores estratégicos, según corresponda. d) La supervisión del aseo del recinto y buen estado de receptáculos de basura de uso público. La acumulación de basura al interior del terminal no podrá efectuarse en recintos abiertos, debiendo ésta ser depositada en receptáculos cerrados. e) El cuidado y vigilancia del terminal y de sus usuarios, sin perjuicio de las naturales atribuciones que al respecto corresponden a Inspectores Municipales, Inspectores Fiscales del Ministerio de Transporte y telecomunicaciones, Carabineros de Chile y Policía de Investigaciones de Chile. f) Mantener abierto y en funcionamiento el Terminal de buses de Fresia los 365 días del año, desde el horario correspondiente de la primera hasta la última salida diaria. g) Notificar y citar oportunamente a los infractores o empresa de transportes al Juzgado de Policía Local. h) Supervisar el control de acceso y salida de los buses, velando por el cumplimiento de horarios establecidos. El departamento de inspección municipal tendrá por objetivo ejecutar acciones de fiscalización al debido cumplimiento ciudadano de las normas vigentes. Sus funciones son: a) Fiscalizar el cumplimiento de las normas vigentes con respecto al ordenamiento comunal y las disposiciones legales vigentes, ejerciendo un rol sancionador en materias que guarden relación con la naturaleza de su función. b) Organizar, dirigir y controlar planes de fiscalización en la comuna. c) Fiscalizar actividades que sean autorizadas por la municipalidad y que requieran la utilización de espacios públicos. d) Coordinar y fiscalizar frente a denuncias y reclamos realizados por vecinos o comerciantes de la comuna. e) Denunciar al Juzgado de Policía Local las infracciones cursadas por el fiscalizador en materia de su competencia. f) Planificar las fiscalizaciones externas que compete a la autoridad municipal en materia normativa, tributaria y de supervigilancia municipal, como asimismo velar por el cumplimiento de la normativa en el área de Rentas, Tránsito, Medio Ambiente y Obras. g) Disponer de análisis y estudios que permitan, a la autoridad municipal, tomar decisiones con respecto a la captación de ingresos municipales posibles, a través de fiscalizaciones de la normativa vigente. h) Ejecutar análisis Ex–Ante y Post en coordinación constante con las distintas Direcciones, Departamentos Municipales, Carabineros de Chile, Inspectores Fiscales e Inspectores Municipales. i) Cumplir con las demás funciones que la Ley o el alcalde le señalen. Los inspectores municipales fiscalizarán las áreas relacionadas a Rentas, tránsito, Medio Ambiente y Obras. Dentro del ámbito de aplicación de estás fiscalizaciones se considerarán las actividades comerciales, industriales, profesionales, publicitarias y demás afectas al pago de patentes. Asimismo, se deberá garantizar el cumplimiento de las ordenanzas municipales.El departamento de inspección municipal tendrá por objetivo ejecutar acciones de fiscalización al debido cumplimiento ciudadano de las normas vigentes. Sus funciones son:
a) Fiscalizar el cumplimiento de las normas vigentes con respecto al ordenamiento comunal y las disposiciones legales vigentes, ejerciendo un rol sancionador en materias que guarden relación con la naturaleza de su función. b) Organizar, dirigir y controlar planes de fiscalización en la comuna. c) Fiscalizar actividades que sean autorizadas por la municipalidad y que requieran la utilización de espacios públicos. d) Coordinar y fiscalizar frente a denuncias y reclamos realizados por vecinos o comerciantes de la comuna. e) Denunciar al Juzgado de Policía Local las infracciones cursadas por el fiscalizador en materia de su competencia. f) Planificar las fiscalizaciones externas que compete a la autoridad municipal en materia normativa, tributaria y de supervigilancia municipal, como asimismo velar por el cumplimiento de la normativa en el área de Rentas, Tránsito, Medio Ambiente y Obras. g) Disponer de análisis y estudios que permitan, a la autoridad municipal, tomar decisiones con respecto a la captación de ingresos municipales posibles, a través de fiscalizaciones de la normativa vigente. h) Ejecutar análisis Ex–Ante y Post en coordinación constante con las distintas Direcciones, Departamentos Municipales, Carabineros de Chile, Inspectores Fiscales e Inspectores Municipales. i) Cumplir con las demás funciones que la Ley o el alcalde le señalen. ART. 20°.- Los inspectores municipales fiscalizarán las áreas relacionadas a Rentas, tránsito, Medio Ambiente y Obras. Dentro del ámbito de aplicación de estás fiscalizaciones se considerarán las actividades comerciales, industriales, profesionales, publicitarias y demás afectas al pago de patentes. Asimismo, se deberá garantizar el cumplimiento de las ordenanzas municipales.La Dirección de Control depende directamente del alcalde y tiene carácter de contralor de todas las unidades municipales y del servicio traspasado de Salud. Tiene por objetivo el verificar y controlar la legalidad en el cumplimiento de los objetivos, planes y programas del Municipio, incluido el del Servicio traspasado de Salud, tomando en consideración las instrucciones técnicas de la Contraloría General de la República y las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
La dirección de Control interno tendrá las siguientes funciones: a) Realizar la auditoria operativa interna de la municipalidad, con el objeto de fiscalizar la legalidad de su actuación. b) Controlar la ejecución financiera y del presupuesto de la Municipalidad. c) Representar al alcalde aquellos actos municipales que estime ilegales, informando de ello al Concejo, para cuyo objeto tendrá acceso a toda la información disponible. d) Colaborar directamente con el Concejo en el ejercicio de sus funciones fiscalizadoras. Para estos efectos, emitirá un informe trimestral acerca del estado de avance del ejercicio programático presupuestario; asimismo, deberá informar; también trimestralmente, sobre el estado de cumplimiento de los pagos por concepto de cotizaciones provisionales de los funcionarios municipales y de los trabajadores que se desempeñan en los Servicios Incorporados a la gestión municipal, administrados directamente por la Municipalidad y de los aportes de la municipalidad debe efectuar al Fondo Común Municipal. e) Asesorar al Concejo en la definición y evaluación de la auditoría externa que aquel pueda requerir en virtud de la ley vigente. f) Proponer modificaciones de procedimientos y procesos que permitan optimizar la gestión interna municipal. g) Controlar la legalidad de las subvenciones otorgadas por el Concejo Municipal. h) Atender los requerimientos que le formule la Contraloría General de la República, de la que depende técnicamente. i) Efectuar controles permanentes y sistemáticos a las unidades operativas y administrativas, tales como arqueos de caja chica, tesorería y bodega, entre otros. j) Realizar comprobaciones de inventarios físicos en forma regular. k) Efectuar verificaciones sobre los bienes municipales, y que se cuente con los mecanismos de control que aseguren su existencia. l) Realizar constataciones sobre la correcta imputación de las distintas instancias que contempla el sistema de Contabilidad Gubernamental. m) Realizar exámenes oportunos a las operaciones económicas y financieras procediendo a representar situaciones que no se enmarquen en el ámbito de la legalidad vigente, y otros que disponga la Dirección. n) Representar al Concejo el déficit que advierta en el presupuesto municipal. o) Revisar las rendiciones de cuenta. p) Visar los decretos alcaldicios, decretos de pago, solicitudes de compra, contratos, convenios y otros documentos pertinentes. q) Coordinar con el Asesor Jurídico de la municipalidad, la legalidad de los actos administrativos de los diferentes departamentos. La dirección de control interno también tendrá bajo su dependencia una Secretaría Administrativa y una Unidad de Auditoría Interna. La Oficina de Secretaría Administrativa tendrá por objeto prestar apoyo administrativo en todas las actividades de la Dirección de Control, y tendrá las siguientes funciones: a) Cumplir labores de carácter administrativo necesarios en la Dirección; b) Controlar toda la documentación que ingrese y salga de la dirección velando por el cumplimiento de los plazos otorgados; c) Mantener archivos clasificados y actualizados de información relativa a las distintas materias que se manejan en la Dirección; d) Llevar registros de la información estadística actualizada correspondiente al departamento; e) Solicitar y mantener el stock de materiales necesarios para el departamento. La Unidad de Auditoría Interna tendrá como objetivo el colaborar en estrategias preventivas para la formulación de políticas, planes, programas, acciones y medidas de control orientados al fortalecimiento de la gestión institucional y el resguardo de los recursos asignados al municipio. Tendrá como funciones las siguientes: a) Evaluar permanente el sistema de control interno de la Municipalidad proponiendo a la Dirección de Control recomendaciones para su mejoramiento continuo, además de promover la adopción de mecanismos de autocontrol en las unidades operativas de la organización. b) Verificar la existencia de sistemas de información adecuados, realizando el seguimiento de las medidas preventivas y correctivas emanadas de los informes de auditoría. c) Otorgar permanente y oportuno aseguramientos al proceso de gestión de riesgo, actualizando la matriz de riesgo de la municipalidad, con el fin de orientar las auditorías operativas programadas por la Dirección de Control. d) Realizar las auditorías y fiscalizaciones que la Dirección de Control estime procedentes. e) Facilitar la ejecución de las fiscalizaciones que realice la Contraloría General de la República.La Oficina de Secretaría Administrativa tendrá por objeto prestar apoyo administrativo en todas las actividades de la Dirección de Control, y tendrá las siguientes funciones:
a) Cumplir labores de carácter administrativo necesarios en la Dirección; b) Controlar toda la documentación que ingrese y salga de la dirección velando por el cumplimiento de los plazos otorgados; c) Mantener archivos clasificados y actualizados de información relativa a las distintas materias que se manejan en la Dirección; d) Llevar registros de la información estadística actualizada correspondiente al departamento; e) Solicitar y mantener el stock de materiales necesarios para el departamento.La Unidad de Auditoría Interna tendrá como objetivo el colaborar en estrategias preventivas para la formulación de políticas, planes, programas, acciones y medidas de control orientados al fortalecimiento de la gestión institucional y el resguardo de los recursos asignados al municipio. Tendrá como funciones las siguientes:
a) Evaluar permanente el sistema de control interno de la Municipalidad proponiendo a la Dirección de Control recomendaciones para su mejoramiento continuo, además de promover la adopción de mecanismos de autocontrol en las unidades operativas de la organización. b) Verificar la existencia de sistemas de información adecuados, realizando el seguimiento de las medidas preventivas y correctivas emanadas de los informes de auditoría. c) Otorgar permanente y oportuno aseguramientos al proceso de gestión de riesgo, actualizando la matriz de riesgo de la municipalidad, con el fin de orientar las auditorías operativas programadas por la Dirección de Control. d) Realizar las auditorías y fiscalizaciones que la Dirección de Control estime procedentes. e) Facilitar la ejecución de las fiscalizaciones que realice la Contraloría General de la República.La función principal de la unidad de adquisiciones es la de adquirir o contratar bienes y servicios para los usuarios requirentes de las distintas direcciones municipales, con el fin de cumplir con el programa de gestión municipal.
Las adquisiciones se proveerán de manera eficiente y eficaz y se llevarán oportuna y transparentemente, incluidos los procesos administrativos vinculados a licitaciones y compras municipales, velando por el estricto cumplimiento de la normativa vigente. Este departamento dependerá directamente de Alcaldía y tendrá a su cargo la Sección de Bodega e Inventario. El encargado del Departamento de abastecimiento y adquisiciones tendrá las siguientes funciones: a) Llevar a efecto el proceso de revisión, análisis y evaluación de la totalidad de las licitaciones, previo a la adjudicación, velando especialmente por el cumplimiento de la normativa establecida en la Ley Nº19.886, sobre compras públicas, y su Reglamento. b) Establecer criterios de decisión y evaluación de las propuestas técnicas y económicas buscando las mejores condiciones de compra para el municipio. c) Efectuar un seguimiento de la tramitación administrativa interna de todas las licitaciones y adquisiciones, velando porque los procesos se lleven a efecto respetando lo establecido en la Ley de Compras Públicas y su Reglamento, así como también, en el Reglamento Municipal de Adquisiciones y contratación de suministro de bienes y prestación de servicios. d) Controlar las adquisiciones de bienes y servicios del municipio, procurando que se cumpla efectivamente con la recepción y despacho de la unidad de bodega cuando corresponda. e) Realizar licitaciones a través del portal de mercadopublico.cl f) Cumplir la función de administrador del sistema mercadopublico.cl, para lo cual le corresponde supervisar y controlar los permisos de compradores y supervisores del sistema de compras públicas. g) Requerir del Departamento correspondiente, las bases administrativas de las licitaciones tanto públicas como privadas, ya sea que se trate de obras o adquisición de bienes y servicios, según los requerimientos de las unidades municipales. h) Solicitar las Bases Técnicas y Bases Especiales a las unidades interesadas en efectuar un llamado a licitación y que tienen competencia sobre la materia. i) Preparar convenios de Suministros que permitan abastecer, de manera oportuna y expedita, los requerimientos de las distintas unidades municipales. Por su parte, el Encargado de Abastecimiento y Licitaciones tendrá las siguientes funciones: a) Efectuar el Proceso de licitaciones y compras de la Municipalidad, velando por la correcta aplicación de la normativa existente sobre la materia, especialmente lo establecido en la Ley Nº19.886, Ley de Compras Públicas y su Reglamento, y el Reglamento Municipal sobre Adquisiciones y Contrataciones. b) Efectuar cotizaciones de precios y confeccionar cuadros comparativos de estos, incluyendo proveedores, costo unitario y otras materias de interés. c) Adquirir los materiales, bienes y servicios que se requieren para el adecuado cumplimiento de las funciones municipales, una vez completado el proceso de análisis y adjudicaciones respectivas. d) Efectuar las contrataciones de Servicios de apoyo a la gestión que requiera el municipio, asesorándose para ello con la Dirección de control. e) Preparar y proporcionar toda la documentación de respaldo que requiera el departamento de Finanzas para fines de efectuar el pago de proveedores. f) Mantener archivos digitales y en soporte papel, de toda la documentación que diga relación con adquisiciones tramitadas por dicha unidad. g) Remitir en forma oportuna las órdenes de compra a las unidades municipales que guarden directa relación con Proyectos de Inversión que involucren recursos externos (PMU, y/o Gobiernos Regional entre otros). h) Verificar la disponibilidad presupuestaria con el Departamento de Finanzas, previamente a la emisión de la orden de Compra y/o adjudicación de bienes y servicios. (Requerir autorización de ítem presupuestario y disponibilidad de Saldos) i) Elaborar resoluciones de adjudicaciones licitadas.Es la oficina encargada de la recepción y entrega de materiales, debiendo almacenarlos y resguardarlos para el correcto funcionamiento y ejecución de programas y proyectos financiados con recursos municipales y externos. Además, mantener debidamente inventariados los bienes municipales y cumplir con los reglamentos de bodega e inventario. Contemplará las siguientes funciones:
a) Ingresar físicamente los bienes adquiridos. b) Confeccionar guía de ingreso, conforme a cantidades indicadas en factura o guías emitidas por el proveedor, estableciendo además el destino del producto y la firma del Encargado de Adquisiciones y de Bodega. c) Remitir las Facturas a Encargado de adquisiciones. d) Asignar código a los bienes adquiridos, de acuerdo con los previstos en listado existente. e) Registran en el sistema computacional los movimientos de ingreso y egreso de los bienes adquiridos. f) Verificar que la salida de los bienes se haga con guía de despacho, previa firma de quien retira. g) Girar del sistema computacional, tanto el listado de los bienes existentes, informe de ingresos, listado de consumo, recepciones mensuales y listado de movimiento por artículo. h) Mantener al día registro de inventario manual, con los siguientes datos: código del artículo, destino, tipo de bien, cantidad, numero de Orden de Compra, fecha, RUT del proveedor, número de factura, fecha, Decreto de Pago con su fecha. i) Traspaso al sistema computacional del Registro de Inventario Manual y mantener actualizado el registro general de bienes muebles e inmuebles. j) Llevar registro planilla mural con especies inventariadas de cada oficina, certificar las bajas de bienes por perdida de vida útil, mantener registro de los bienes entregados a Bodega y los traspasos de bienes entre departamentos. Este departamento también contará con una administrativa(o) que realizará las siguientes funciones: a) Recibir las solicitudes de compra de las distintas unidades municipales programando su atención oportuna a la urgencia de cada una de ellas. b) Mantener archivos actualizados de órdenes de compra, facturas, presupuestos, registros de proveedores y otros documentos. c) Confeccionar y realizar, cuando corresponda proyectos básicos de propuesta pública según el reglamento de adquisiciones. d) Realizar licitaciones a través del portal de mercado público. e) Elaborar resoluciones de adjudicaciones licitadas. f) Entregar facturas y bienes de consumo adquiridos en bodega municipal para su recepción. g) Respaldar con su correspondiente documentación las facturas que luego deben pasar a presupuesto para ser canceladas. h) Implementar mecanismos de control de las actividades de los procesos licitatorios para optimizar se ejecución.El Encargado de Abastecimiento y Licitaciones tendrá las siguientes funciones:
a) Efectuar el Proceso de licitaciones y compras de la Municipalidad, velando por la correcta aplicación de la normativa existente sobre la materia, especialmente lo establecido en la Ley Nº19.886, Ley de Compras Públicas y su Reglamento, y el Reglamento Municipal sobre Adquisiciones y Contrataciones. b) Efectuar cotizaciones de precios y confeccionar cuadros comparativos de estos, incluyendo proveedores, costo unitario y otras materias de interés. c) Adquirir los materiales, bienes y servicios que se requieren para el adecuado cumplimiento de las funciones municipales, una vez completado el proceso de análisis y adjudicaciones respectivas. d) Efectuar las contrataciones de Servicios de apoyo a la gestión que requiera el municipio, asesorándose para ello con la Dirección de control. e) Preparar y proporcionar toda la documentación de respaldo que requiera el departamento de Finanzas para fines de efectuar el pago de proveedores. f) Mantener archivos digitales y en soporte papel, de toda la documentación que diga relación con adquisiciones tramitadas por dicha unidad. g) Remitir en forma oportuna las órdenes de compra a las unidades municipales que guarden directa relación con Proyectos de Inversión que involucren recursos externos (PMU, y/o Gobiernos Regional entre otros). h) Verificar la disponibilidad presupuestaria con el Departamento de Finanzas, previamente a la emisión de la orden de Compra y/o adjudicación de bienes y servicios. (Requerir autorización de ítem presupuestario y disponibilidad de Saldos) i) Elaborar resoluciones de adjudicaciones licitadas.El departamento social tendrá como finalidad el contribuir a la solución de las problemáticas sociales que afecten a los habitantes de la comuna, procurando las condiciones necesarias que les permitan acceder a una mejor calidad de vida. Así es como está unidad ejecutara las políticas de la red de gobierno operacionalizando la ayuda, subsidios y beneficios orientados a la población que presenta mayor estado de necesidad manifiesta y/o de vulnerabilidad social identificada a través de la calificación socioeconómica de acuerdo con el sistema de información social vigente.
Este departamento cumplirá con las siguientes funciones: a) Asesorar al alcalde y al Concejo Municipal en todas las materias sociales de la comuna y estar permanentemente en conocimiento de los requerimientos y necesidades de la comunidad de modo de proponer los programas y/o proyectos de acuerdo con las directrices del nivel central del gobierno. b) Administrar, ejecutar, supervisar y evaluar los programas sociales básicos y los proyectos derivados de éstos y considerados en el área social, tales como la acción y la asistencia sociales. c) Coordinar y controlar los programas sociales e informar oportunamente al alcalde y nivel superior de los problemas surgidos en su aplicación de modo de recibir instrucciones y apoyo técnico. d) Colaborar con el desarrollo de actividades de orden general de la Municipalidad o de otra entidad pública o privada, ya sean éstas de orden cívico, cultural u otras, planteadas anticipadamente o que surjan de manera imprevista. e) Mantener un registro que contenga permanentemente información actualizada de cada uno de los proyectos sociales. f) Prestar asistencia social paulatina en los casos de emergencia calificados. g) Realizar periódicamente reuniones técnico-administrativas con el personal del departamento con el objeto de uniformar criterios de acción para obtener un adecuado funcionamiento interno. h) Efectuar la coordinación necesaria con los otros departamentos del municipio y organismos públicos o privados en materias que competen al quehacer social. i) Participar en reuniones técnico-administrativas convocadas por el alcalde u otro director o jefe de Departamento que lo solicite. j) Asistir y participar en reuniones convocadas por otros servicios u organismos públicos al objeto de coordinar la debida aplicación y/o ejecución de cada programa social que se implemente. k) Implementar y/o actualizar el sistema de estratificación social a nivel comunal, de acuerdo con normas, instrucciones y disposiciones del Nivel Central, asumiendo la responsabilidad una encargada comunal. l) Utilizar los recursos que puedan ofrecer diversos servicios públicos o privados para la solución de problemas de los sujetos de atención. m) Implementar y administrar la ayuda social de cargo del programa de asistencia social, manteniendo un stock de materiales necesarios para hacer frente a los requerimientos de casos sociales. n) Proporcionar atención integral a las necesidades de personas y grupos familiares en extrema vulnerabilidad utilizando el sistema de Gestión Social Local del Ministerio de Desarrollo Social y Familia que se implementará. o) Prestar atención inmediata frente a situaciones de emergencia comunal, de tipo imprevistos (temporales, incendios, etc.), entregando la ayuda material necesaria. p) Mantener registros de las atenciones y ayudas sociales proporcionadas e informar de la labor desarrollada a los superiores que correspondan. q) Efectuar trámites, gestiones y acciones en terreno por calificaciones de casos sociales, coordinaciones con otros servicios y organismos de la comuna o fuera de ella. r) Elaborar documentos que derivan de los distintos programas, ya sea en forma digital o de trabajo en terreno tales como: Informes Técnicos, Informes Sociales, Certificados Sociales, estadísticas Sociales y otros que sean necesarios confeccionar por solicitud de los superiores y/o sujetos de atención. s) Dar cumplimiento al Reglamento Municipal de Adquisiciones y a la Ley de Compras Públicas, según lo establecido en la normativa legal. t) Atender, resolver y orientar profesionalmente a las personas que concurran o solicitan atención profesional y/o administrativa respecto a los diferentes programas o subsidios estatales u otro tipo de consultas. u) Otras funciones que la Ley señale o que la autoridad superior le asigne, las que ejecutará a través de la unidad que corresponda, de conformidad a las disposiciones legales. El Departamento social es dependiente del alcalde y tendrá a su cargo las siguientes secciones: - Sección Asistencia SocialLa secretaría administrativa prestará apoyo y colaboración en las acciones administrativas y de atención de público del departamento, además digitará datos y entregará documentación relacionada al Ministerio de Desarrollo Social
La sección de asistentes sociales deberá atender las peticiones de ayuda social formuladas por personas y familias de la comunidad con el propósito de actuar para mantener, mejorar o transformar situación planteada y tendrá encomendada las siguientes funciones:
a) Efectuar una labor de apoyo profesional en el quehacer social del Departamento Social. b) Coordinar acciones y actividades en conjunto con la jefatura del Departamento orientadas a resolver problemáticas sociales de la comunidad en general. c) Atender y evaluar las peticiones formuladas por personas o familias que presenten mayor estado de necesidad manifiesta o extrema vulnerabilidad social. d) Entregar orientación profesional respecto a los requisitos y documentación que deben presentar los potenciales beneficiarios de los diferentes programas y subsidios. e) Realizar permanentemente atención de público utilizando el Sistema de Gestión Social Local del Ministerio de Desarrollo Social y Familia dejando un registro de las atenciones realizadas. f) Otorgar atención inmediata frente a situaciones de emergencia comunal, de carácter imprevisto como temporales, incendio y otras calamidades que requieran la entrega de ayuda material necesaria para paliar o superar la situación. g) Efectuar trámites, gestiones, visitas domiciliarias y acciones en terreno por calificación de casos sociales, coordinaciones con otros servicios y organismos de la comuna o fuera de ella. h) Elaboración de documentos surgidos de los diferentes programas sociales y trabajo en terreno tales como: Informes Técnicos, Informes Sociales, Certificados Sociales y otros, que sean necesarios confeccionar por solicitud del jefe Superior directo o de los sujetos de atención, cuando sea procedente. i) Dar cumplimiento al conducto regular, tanto en el aspecto administrativo y técnico profesional, de la elaboración y responsabilidad de documentación, como en el orden jerárquico, de relaciones humanas; en primera instancia al jefe superior directo y luego, si es procedente, hacia el superior jerárquico. j) Implementar y mantener stocks de elementos de ayuda material para la atención oportuna de los casos sociales y emergencias menores que se presenten. k) Mantener Registro de las personas y familias beneficiadas, como así también de las prestaciones otorgadas, con el objeto de facilitar la fiscalización de las acciones realizadas, y la emisión de informes.La sección de programas sociales llevará a cabo los procesos dispuestos para cada uno de los programas sociales en ejecución, de conformidad a los objetivos dispuestos por el Municipio en esta materia y en coordinación con los Servicios Públicos que correspondan. Está sección tendrá las siguientes funciones y obligaciones:
a) Informar respecto de los requisitos y fechas de postulación de los Subsidios Familiares, del Agua Potable (urbana–rural) y de la Discapacidad Mental. b) Cursar las postulaciones a través de las plataformas ministeriales de Prestaciones Monetarias, revisión y envío de archivos digitales de beneficiarios a los Servicios Públicos cuando corresponda. c) Generación de los Decretos Alcaldicios de Cancelación y Concesión de Subsidios Familiares y del Pago al Consumo de Agua Potable Urbana y Rural. d) Derivación a la Delegación Presidencial Los Lagos de los archivos físicos y digitales de las postulaciones al Subsidio a la Discapacidad Mental. e) Informar a la comunidad respecto del inicio del proceso de Postulación de las Becas Municipales, asimismo de los requisitos, fechas para cursar trámite y entrega de acreditaciones. f) Cursar solicitudes de Postulación y Renovación de Becas Municipales. g) Aplicación de los mecanismos para la evaluación social y económica de los postulantes y/o renovantes a las becas municipales a través de visitas domiciliarias, entrevistas y antecedentes disponibles. h) Elaboración de las nóminas de postulantes y/o renovantes conteniendo información social, económica, antecedentes académicos y otras observaciones de interés. i) Entrega de los informes y nominas a Sr. Alcalde y Concejo Municipal para resolución final y acuerdo que identifique a los postulantes que resulten beneficiarios. j) Prestar colaboración en coordinación con la JUNAEB en las postulaciones y/o renovaciones en línea de Becas de Mantención. k) Remitir documentación de postulantes Beca Indígena y de Residencia Indígena a la JUNAEB. Asimismo, la documentación de los alumnos apelantes de Becas de Mantención. l) Implementación anual de convenios de Transferencia de Recursos para la ejecución del Programa Familias en sus dos modalidades EJE y AFI, con el Fondo de Solidaridad e Inversión Social. m) Constituir Equipo de Trabajo del programa, confección de convenios y de acreditaciones para el pago mensual de Honorarios, Asignación de familias, Supervisión trabajo realizado a través de plataforma y de manera presencial, elaboración de rendiciones en SISREC, participar de reuniones técnicas, de equipo, participar de capacitaciones de manera presencial y en línea. Confeccionar presupuesto asignado y administrarlo de acuerdo con las normas técnicas del programa, confeccionar evaluaciones de desempeño de Apoyos Familiares. n) Implementar y ejecutar Programas de Autoconsumo y Habitabilidad en convenio con la secretaria Ministerial de Desarrollo Social y Familias. Realizando los procesos técnicos, administrativos y financieros que demandan los programas. o) Informar de los distintos beneficios contemplados en los programas y actividades que conforma la red social de gobierno, orientando a las personas y/o familias más vulnerables acerca de los servicios que existen para su atención. p) Participar de Jornadas de Capacitación de Programas Sociales para mantenerse actualizado respecto a las normativas que regulan los diferentes programas.La sección de estratificación social deberá aplicar los instrumentos de información social vigente a las familias y/o personas de la comuna para focalizar, determinar y orientar las acciones que signifiquen un mejoramiento en su calidad de vida. Tendrá las siguientes funciones y obligaciones:
a) Conocer en profundidad los contenidos de los diferentes manuales y protocolos de aplicación del instrumento del sistema de información social vigente, así como también contar con las acreditaciones entregadas por el Ministerio de Desarrollo Social y Familia, que les permita a los integrantes del equipo asumir las diferentes funciones tales como Encuestador(a), Atención de Caso, Digitadores y finalmente el rol de Encargada(o) Comunal. Es necesario que cada uno de los integrantes del equipo comunal firmen el Acuerdo de Confidencialidad. También deben asistir periódicamente a Jornadas de Actualizaciones que realiza la Secretaría Regional Ministerial de Desarrollo Social y Familia, sea presencial o modalidad a distancia. b) Utilizar en forma óptima el archivo básico comunal del sistema de Estratificación Social, planos, mapas, para codificar adecuadamente los domicilios de los encuestados, según Unidad Vecinal, Área, Sector, Calle, Manzana de acuerdo con lo que corresponda. c) Realizar reuniones técnicas periódicas con el Equipo de Trabajo con el fin de aclarar dudas que surjan con la aplicación del instrumento de estratificación social vigente. d) Portar Credencial que los identifique como Encuestadores. e) Los Encuestadores deberán utilizar Hoja de Ruta para registrar cada encuesta realizada. f) Rehacer, corregir, modificar las encuestas que determine Encargado Comunal Sistema de Estratificación Social. g) Obtener la información sólo de informantes calificados para asegurar la confiabilidad y validez de los datos. h) Realizar el máximo de esfuerzo por realizar todas las encuestas encomendadas, en lo posible adaptar su horario de trabajo según disponibilidades del entrevistado. i) Solicitar siempre documentación para escribir correctamente los nombres, apellidos, fecha de nacimiento, cédula de identidad, para respaldar la información proporcionada durante la entrevista. j) Realizar Mesas Técnicas con contrapartes de la Secretaría Ministerial Regional del Desarrollo Social y Familias de acuerdo con Convenios de Transferencias de recursos suscritos entre las partes.El Departamento de operaciones dependerá directamente del alcalde y tendrá como objetivo realizar mantenciones, obras menores, y reparaciones a bienes que sean de dominio del municipio y nacionales de uso público, de manera que se atienda a los requerimientos que surjan desde la comunidad en dichos ámbitos. Este Departamento tendrá las siguientes funciones:
a) Mantener y reparar los recintos municipales cuando corresponda. b) Distribuir la maquinaria y/o camiones según criterio de urgencia, una vez priorizado el sector a intervenir. c) Organizar y coordinar el funcionamiento y mantención de las luminarias de la Comuna. d) Coordinar la recolección y resolver la disposición final de la basura domiciliaria, industrial y comercial, efectuando también la limpieza de sumideros de aguas lluvias, acequias y canales existentes en las vías públicas. e) Organizar el aseo de las vías públicas y en general de los bienes municipales y nacionales de uso público existentes en la comuna. f) Coordinar el aseo de parques, jardines y áreas verdes correspondiente a bienes de uso público. g) Conservar las áreas verdes y la ornamentación de la comuna. h) Colaborar con la protección y defensa de las áreas verdes públicas. i) Administrar los recursos humanos y materiales para su funcionamiento y/o fiscalizar la externalización del servicio. j) Organizar la mantención, aseo, ornato y vigilancia de los recintos. k) Efectuar otras funciones o tareas que le encomienden las Leyes o su superior jerárquico.El Departamento de operaciones tendrá a su cargo una secretaria administrativa la cual estará encargada de administrar la documentación que ingrese y al mismo tiempo desarrollará las siguientes funciones:
a) Recibir todas las solicitudes de material pétreo, camiones y/o maquinarias por parte de la comunidad de Fresia, además de fijar montos a cancelar por parte de los solicitantes, considerando cada caso de manera particular. b) Mantener al día toda la documentación legal y administrativa de los vehículos y/o maquinarias, es decir, permisos de circulación, revisiones técnicas, seguros obligatorios, etc. c) Llevar los registros y archivo de documentación relacionados al cementerio municipal. d) Emitir informes que sean solicitados sobre la materia que corresponda. e) Evaluar solicitudes de vecinos/as y contribuyentes con respecto a algún servicio solicitado a la municipalidad y que sea de la competencia de esta, y de la unidad en particular. f) Elaboración de presupuestos sobre pavimentaciones, obras menores y movimiento de tierras y aguas lluvias. g) Coordinar con el taller mecánico que corresponda, las reparaciones de los vehículos municipales que lo requieran, esto es, solicitudes, recepciones de reparaciones, cursar documentación para pagos.Administración y logística, la cual tendrá a su cargo la sección de conductores y maquinarias, quienes serán los encargados de conducción de los vehículos y las maquinarias municipales, ya sean los asignados o los que les ordene su superior directo. Estos tendrán encomendadas las siguientes funciones:
a) Ser el responsable de registrar en la bitácora de los vehículos que conduzcan todos los antecedentes, como ser: fecha, hora de salida, kilómetro de salida, litros de combustibles, valor, recorrido, observaciones kilómetro de llegada, hora de llegada y firma. b) Informar a este departamento de los desperfectos mecánicos que detecten en los vehículos que conduzcan, registrando las anomalías en bitácora. c) Preocuparse de la situación técnica de los vehículos (Permisos de Circulación, revisión Técnica, seguro automotriz, etc.). d) Acatar órdenes de superior directo en cuanto a las funciones que les corresponde realizar diariamente, ya sea en los vehículos asignados u otros. e) Efectuar mantención periódica a los vehículos, preocupándose de mantener su documentación al día y mantener el vehículo en óptimas condiciones de aseo y presentación.La dirección de desarrollo comunitario contará con una secretaria administrativa cuyo objetivo principal es prestar apoyo en todas las actividades que se desarrollen en las oficinas y unidades que dependen jerárquicamente de la dirección. Sus funciones serán las siguientes:
a) Efectuar atención de público en forma expedita, esmerada y adecuada, entregando información básica cuando sea requerida, principalmente de los distintos programas y oficinas. b) Mantener un trato amable y cordial con el público y comunidad en general. c) Redactar y confeccionar oficios y otros documentos que disponga el jefe directo. d) Efectuar transcripciones de documentación interna del departamento que le sea encomendado de forma prioritaria documentos requerida por la jefatura y que deban ser remitidos a nivel superior. e) Tener a su cargo el trámite de recepción y despacho de correspondencia, en forma interna como a otras dependencias municipales. f) Mantener permanentemente en orden y actualizados los archivos de documentación recibida y despachada por el departamento. g) Elaborar, clasificar y mantener actualizados los libros de registros internos del departamento. h) Velar por el funcionamiento y mantención adecuada de equipo computacional a su cargo, elemento indispensable para confección y presentación formal de documentación, informando oportunamente de fallas detectadas en su uso habitual. i) Colaborar en actividades que le sean requeridas de acuerdo con las funciones del Departamento y de otros, cuando por razones de buen servicio sean necesarias. j) Dar cumplimiento al conducto regular, tanto en el aspecto administrativo, de elaboración de documentación, como en el orden jerárquico, de relaciones humanas; en primera instancia el jefe superior directo y luego, si es procedente, hacia el superior jerárquico.ART. 38°.- La dirección de administración y finanzas tendrá como objetivo el asesorar al alcalde con el fin de optimizar el uso de recursos financieros, mediante la administración eficiente de la actividad financiera, contable y presupuestaria. Asimismo, deberá proveer los recursos humanos y materiales necesarios para la adecuada gestión municipal.
ART. 39°.- Esta dirección depende directamente del alcalde y presenta la siguiente estructura jerárquica en sus unidades de dependencia: a) DAF b) Unidad de Tesorería-Caja c) Oficina de contabilidad y presupuesto d) Rentas y patentes. e) Oficina de personal y remuneraciones f) Informática ART. 40°.- Lo establecido en el artículo 22° de la Ley N°18.695 "Orgánica Constitucional de Municipalidades". Deberá asesorar al alcalde tanto en la Administración del personal de la Municipalidad como en la administración financiera de los bienes municipales, para lo cual le corresponderán las siguientes funciones: a) Estudiar, calcular, proponer y regular la percepción de cualquier tipo de ingresos municipales. b) Colaborar con la Secretaría Comunal de Planificación, en la elaboración del Presupuesto Municipal. c) Visar los decretos de pago y llevar la contabilidad municipal en conformidad con las normas de la contabilidad de la nación y con las instrucciones de la Contraloría General de La República imparta al respecto. d) Controlar la gestión financiera de las empresas municipales, efectuar los pagos municipales, manejar la cuenta bancaria respectiva y rendir cuentas a la Contraloría General de la República. e) Recaudar y percibir los ingresos municipales y fiscales que corresponda. ART. 41°.- La Unidad de Tesorería Municipal le corresponde administrar los ingresos y egresos municipales, coordinando las actividades a través de las Unidades respectivas. Asimismo, le corresponderán las siguientes funciones: a) Custodiar y registrar debidamente las boletas de garantía emitidas a favor del Municipio, implementar sistemas de comunicación e información para que los usuarios accedan a sus respectivos avisos de recibos de bienes raíces. b) Actuar como Martillero Público, según lo establece la Ley o cuando la Autoridad lo solicite. c) Establecer cajas auxiliares de recaudación, en lugares y tiempo que sean necesarios para los objetivos de la Municipalidad, mantener en custodia Licencias de Conducir, mantener en custodia placas patentes y certificados, administrar las cuentas corrientes bancarias municipales, mantener en custodia talonarios de cheques de todas las cuentas corrientes, registro y custodia de cheques nulos, caducados y protestados, revisar periódicamente el comportamiento real de los ingresos y egresos en relación con el presupuesto de caja e informar a la D.A.F. d) Confeccionar mensualmente la nómina de deudores morosos de impuestos y derechos municipales. e) Ejecutar cobranzas de Impuestos y Derechos Municipales e Implementar sistemas para rebajar la cartera en conjunto con rentas y patentes vencida de la Municipalidad. f) Implementar sistemas de control de otorgamiento de formularios de licencias de conducir al Departamento de tránsito de la municipalidad. g) Realizar arqueo a la caja municipal, en forma intempestiva. h) Coordinar y sistematizar los depósitos por concepto de remesas que sean generados por proyectos ejecutados por la Municipalidad, indicando la cuenta corriente adecuada para que el organismo sectorialista y/o central realice los depósitos. i) Ejercer supervisión jerárquica en lo administrativo y de funcionamiento de la Caja Municipal, dependiente de la Tesorería Municipal. j) Gestión del registro de Multas de Tránsito No Pagadas, PCV fondos de terceros. k) Recepcionar los Decretos de Pago una vez visados y firmados por la DAF, los cuales deberán ser rebajados desde el sistema de Contabilidad, ya sea mediante la emisión de cheques o transferencias bancarias, evitando el flujo de estos documentos sin pasar previamente por la Unidad de Tesorería, posteriormente continuará su tramitación. l) Dar cumplimiento a la cancelación mensual en Banco Estado de: -Fondo Común Municipal -Multas de: Tránsito No pagadas, Alcoholes, TAG, IUT y retención del 10%. -Fondos de Terceros, Leyes Sociales -PreviRed -Servicios Básicos y Otros.ART. 45°.- Está oficina tendrá como objetivo el de apoyar la gestión financiera municipal, mediante la ejecución y control de la actividad contable, patrimonial y presupuestaria de la Municipalidad.
ART. 46°.- Deberá apoyar la gestión municipal, mediante la tramitación de documentación de egreso y pago a proveedores y honorarios, ejecución y control del activo fijo, conciliaciones bancarias y procesos licitatorios. ART. 47°.- Asimismo, tendrá la misión de tramitar toda la documentación de egreso y pago a proveedores, gestionando la certificación de los respaldos legales y toda la documentación necesaria para proceder a la confección de los respectivos decretos de pagos. Además, le corresponderán las siguientes funciones: a) Llevar la contabilidad del Municipio en conformidad a las normas vigentes para el sector municipal y con las instrucciones que la Contraloría General de la República imparta al respecto. b) Subir informes al SICOGEN y corregir observaciones. c) Responder observaciones contables y presupuestarias a Contraloría. d) Realizar modificaciones presupuestarias Oficiales e internas y confeccionar los respectivos decretos alcaldicios. e) Controlar los ingresos y egresos de acuerdo con las normas presupuestarias vigentes. f) Mantener el registro y control de los documentos que den origen a obligaciones de carácter financiero del Municipio. g) Colaborar en la confección del presupuesto anual de la Municipalidad. h) Imputar a los ítems presupuestarios que correspondan todo egreso municipal. i) Revisar, firmar electrónicamente y enviar rendiciones a los organismos otorgantes de los diferentes programas que ejecute la Municipalidad a través de la plataforma SISREC. j) Girar las Subvenciones Municipales a las Instituciones favorecidas, como también exigir de ellas la oportuna rendición de los fondos entregados. k) Controlar y registrar el ítem de inversiones de acuerdo con la ejecución de los proyectos. l) Revisar y visar todos los Decretos de Pago y que estos posean la correspondiente documentación de respaldo. m) Revisar y visar decretos alcaldicios realizados en la unidad de Contabilidad y Presupuesto. n) Informar trimestralmente al Concejo Municipal, lo establecido en el art. 27° de la Ley 18.695 (pasivos trimestrales). o) Mantener actualizados la página del SINIM con información municipal, enviar gastos mensuales, pasivos trimestrales, subir los estados financieros comparativos (2 años) balance, estado resultado, estado situación presupuestaria, estado flujo de efectivo, estado de cambios en el patrimonio neto, subir el Balance de ejecución presupuestaria trimestrales, corrigiendo todas las observaciones que se presenten, subir encuestas y formularios con la información municipal actualizada además de subir información al SINIM de los pagos realizados como aporte al fondo común municipal, p) Responder solicitudes de transparencia, según sea el caso, elaborar declaraciones juradas 1887 – 1879, confeccionar y subir a la plataforma de Contraloría General de la República SIREF estados financieros, apoyar a tesorería y caja municipal, autorizar y provisionar pagos, confeccionar los informes solicitados por el nivel superior, realizar de forma mensual el análisis de Conciliaciones Bancarias de todas las cuentas corrientes, descargas y subida de cartolas al Módulo de gestión, descomposición de montos, generación informe mensual y memo conductor)ART. 49°.- Está oficina tiene por objetivo el optimizar la administración del personal municipal y mantener el registro e información sobre este. Además, estará a cargo de administrar el pago de remuneraciones y el cumplimiento de las leyes sociales, gestionar lo referente a las relaciones contractuales entre el Municipio y el personal en las diferentes modalidades, de acuerdo con las políticas, planes y programas definidos por la Municipalidad en el marco del derecho del trabajador y otras disposiciones legales pertinentes. Por consiguiente, tendrá las siguientes funciones:
a) Preparar y actualizar los escalafones del personal, manteniendo al día los registros correspondientes. b) Entre los días 05 al 16 de cada mes, efectuar el cálculo y pago de las remuneraciones de acuerdo con las normas legales, considerando las variaciones derivadas de nombramientos, ascensos, renuncias, atrasos, reconocimiento de cargas familiares, retenciones, haberes y descuentos. c) Confeccionar decretos alcaldicios que aprueben, viáticos, horas extraordinarias, asistencia y atrasos, para ser incorporados en el proceso de sueldos correspondiente. d) Entre los días 01 al 05 de cada mes, generar planillas de imposiciones, con su respectivo cupón de pago y descuentos varios mensuales para cancelar a través de banca en línea. e) Llevar el control y registro de asistencia y horario de trabajo de funcionario. f) Apoyo a la gestión durante el proceso de llamados a concursos públicos del personal de la Municipalidad. g) Ingreso de información al SIAPER de Contraloría, respecto a feriados, permisos, licencias médicas, contrataciones, calificaciones, términos de relación laboral y cometidos. h) Mantener actualizado el sistema de recursos humanos del SINIM. i) Durante el proceso de preparación del Presupuesto Municipal anual se presentará proyección de gastos subtítulo 21 "Gastos en Personal". j) Revisión y Confección de contratos y convenios que se originen entre el Municipio con personas naturales y/o jurídicas que digan relación con personal. k) Coordinar funcionamiento Comité Técnico PMGM y de Capacitación. l) Programar y apoyar el proceso de evaluación del desempeño del personal municipal, de acuerdo con el Reglamento respectivo. m) Dar cumplimiento anualmente al envío de información del Artículo 3° de la Ley 20.922. n) Preparar respuestas a solicitudes de transparencia que presenten las personas y sean destinadas a la Oficina. o) Conocer y mantener actualizada toda la legislación orgánica y de jurisprudencia administrativa relativa al manejo de personal. p) Registrar las anotaciones de mérito y demerito del personal, mantener el SIAGF (Sistema de Asignación Familiar), preparar archivo mensual de la Dirección de Presupuesto (DIPRES), entre otras.ART. 48°.- Está oficina tendrá como función el procurar la máxima eficiencia en la generación de los ingresos o rentas reguladas por las disposiciones de la Ley de Rentas Municipales, La Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades y otras disposiciones legales vigentes. Asimismo, se le encomendarán las siguientes funciones:
a) Atención usuarios relativo a diversas materias en forma diaria ya sea por patentes comerciales, industriales, profesionales, alcoholes, microempresas familiares, cementerio, generación recibos de contribuciones, certificados de avalúos, etc. b) Mantener actualizado el registro de patentes: traslados, ampliaciones de giro, cambios de nombre, devolución de patentes, modificación en el cobro de la publicidad, determinación ocupación bien uso público. c) Generar formularios de diversa índole de tal manera de facilitar a los usuarios sus requerimientos ya sea para realización de beneficios instituciones, particulares, comercio ambulante, semana de aniversario, traslado de patentes, transferencias, eliminación ampliación, giros, obtención de patentes, etc. d) Mantener organizados y actualizadas carpetas de contribuyentes activos o históricos, con toda la documentación hasta el otorgamiento de la patente y posteriores modificaciones. e) Confección de decretos alcaldicios relativo a materias citadas anteriormente. f) Generar órdenes de ingresos de diversa índole en cumplimiento a la Ordenanza de Derechos Municipales, ya sea por adquisición de terreno en cementerio municipal, pago derechos de sepultación, pagos feria, patentes, comercio ambulante, etc. g) Confeccionar rol general de patentes en los meses de enero y julio de cada año. h) Trabajar con base de datos del servicio de Impuestos Internos, sobre el capital de los contribuyentes en el mes de Julio e ingresar manualmente los capitales de los locales que poseen sucursales en la comuna, según informe emitidos por los municipios respectivos. i) Requerir documentos como certificados de antecedentes y declaración jurada a los contribuyentes que poseen patentes de alcoholes y mantener actualizados los registros. j) Requerir al Juez de Policía Local detalle de los locales de alcoholes infraccionados con la finalidad que se agregue en carpeta que se envía al Concejo Municipal, en los meses de enero y julio de cada año. k) Remitir al Concejo Municipal, carpeta con antecedentes de contribuyentes que poseen patentes de alcoholes en los meses de julio y enero para requerir acuerdo y decretar su renovación. l)Generar certificados por compras de terrenos en cementerio municipal y mantener actualizado registro por orden alfabético. m) Enviar a informático copia decretos de patentes dentro de los primeros siete días de cada mes, para que sean publicados en la página de Transparencia. n) Registrar en forma diaria la salida de documentación que se genera en la Unidad de Rentas y Patentes. o) Realizar seguimiento a las patentes remitidas a la Dirección de Obras Municipales, para su autorización. p) Mantener archivos clasificados y actualizados de la documentación recibida y despachada.ART. 41°.- La Unidad de Tesorería Municipal le corresponde administrar los ingresos y egresos municipales, coordinando las actividades a través de las Unidades respectivas. Asimismo, le corresponderán las siguientes funciones:
a) Custodiar y registrar debidamente las boletas de garantía emitidas a favor del Municipio, implementar sistemas de comunicación e información para que los usuarios accedan a sus respectivos avisos de recibos de bienes raíces. b) Actuar como Martillero Público, según lo establece la Ley o cuando la Autoridad lo solicite. c) Establecer cajas auxiliares de recaudación, en lugares y tiempo que sean necesarios para los objetivos de la Municipalidad, mantener en custodia Licencias de Conducir, mantener en custodia placas patentes y certificados, administrar las cuentas corrientes bancarias municipales, mantener en custodia talonarios de cheques de todas las cuentas corrientes, registro y custodia de cheques nulos, caducados y protestados, revisar periódicamente el comportamiento real de los ingresos y egresos en relación con el presupuesto de caja e informar a la D.A.F. d) Confeccionar mensualmente la nómina de deudores morosos de impuestos y derechos municipales. e) Ejecutar cobranzas de Impuestos y Derechos Municipales e Implementar sistemas para rebajar la cartera en conjunto con rentas y patentes vencida de la Municipalidad. f) Implementar sistemas de control de otorgamiento de formularios de licencias de conducir al Departamento de tránsito de la municipalidad. g) Realizar arqueo a la caja municipal, en forma intempestiva. h) Coordinar y sistematizar los depósitos por concepto de remesas que sean generados por proyectos ejecutados por la Municipalidad, indicando la cuenta corriente adecuada para que el organismo sectorialista y/o central realice los depósitos. i) Ejercer supervisión jerárquica en lo administrativo y de funcionamiento de la Caja Municipal, dependiente de la Tesorería Municipal. j) Gestión del registro de Multas de Tránsito No Pagadas, PCV fondos de terceros. k) Recepcionar los Decretos de Pago una vez visados y firmados por la DAF, los cuales deberán ser rebajados desde el sistema de Contabilidad, ya sea mediante la emisión de cheques o transferencias bancarias, evitando el flujo de estos documentos sin pasar previamente por la Unidad de Tesorería, posteriormente continuará su tramitación. l) Dar cumplimiento a la cancelación mensual en Banco Estado de: -Fondo Común Municipal -Multas de: Tránsito No pagadas, Alcoholes, TAG, IUT y retención del 10%. -Fondos de Terceros, Leyes Sociales -PreviRed -Servicios Básicos y Otros. ART. 42°.- El cajero (a) municipal tendrá como finalidad recaudar los recursos o ingresos municipales, según lo establecido en las normas y disposiciones legales vigentes. Este funcionario, indistintamente donde realice su función dependerá jerárquica y técnicamente de la Tesorería Municipal, y esta a su vez de la Dirección de administración y Finanzas. ART. 43°.- La caja será atendida en forma continua y responsable por un funcionario municipal, legalmente investido para el efecto, el cuál tendrá bajo su responsabilidad una caja fuerte que estará dispuesta para el resguardo de las especies valoradas exclusivamente y que tengan directa relación con la función de cajero municipal, esta deberá permanecer cerrada en todo momento y solo será abierta cuando el cajero municipal lo requiera. ART. 44°.- El cajero municipal, deberá depositar en forma diaria y continua todos los ingresos generados en la jornada anterior, salvo cuando se trate de sábados, domingo y/o festivos, el depósito se realizará el día hábil siguiente, debiendo quedar los fondos al interior de la caja fuerte y a buen resguardo y entregar al Tesorero Municipal.ART. 50°.- Está oficina tendrá como objetivo administrar los sistemas de informática de la Municipalidad, de los equipos computacionales apoyando a la gestión relacionada al soporte informático y colaborando en la optimización de los procedimientos administrativos, con el apoyo del hardware y/o software que sea necesario. Tendrá a cargo las siguientes funciones:
a) Dar soporte técnico computacional a los usuarios del municipio. b) Mantener operativo los sistemas computacionales de las diferentes dependencias de la Municipalidad. c) Asesorar técnicamente a las diferentes unidades municipales en el ámbito tecnológico computacional. d) Apoyar y orientar a los usuarios respecto a dudas o inquietudes relacionadas con el funcionamiento de los Sistemas de Información. e) Efectuar tareas relacionadas a la administración de la Base de Datos como; instalación, actualización, asignación de espacios, cambios de estructuras, definición de usuarios, control de accesos. f) Efectuar las mantenciones y configuraciones requeridas, en la red de datos y de voz. g) Administrar, mantener y actualizar el sitio web municipal. h) Administrar, mantener y actualizar el sitio web de transparencia activa municipal, y así dar cumplimiento a las exigencias de la Ley de Transparencia de la Administración Pública. Además, deberá generar información correspondiente a la DAF en lo relativo a transparencia activa. i) Asesorar a la Municipalidad de Fresia en la toma de decisiones en materias relacionadas con la incorporación de tecnología de la información y comunicación. j) Elaborar Bases Administrativas y Especificaciones Técnicas en licitaciones relacionas con Tecnologías de Información y Comunicación. k) Generar políticas de administración y control de los recursos computacionales como uso de internet, software, entre otros. l) Contraparte técnica en contrato de “Mantención, arriendo, Provisión de Sistema de Información y Servidor de Aplicaciones para la Gestión Municipal y del Departamento de Salud Municipal”, suscrito con SMC LTDA. m) Realizar los respaldos de la base de datos institucional. n) Generar y ejecutar la Política de Seguridad de la información en los sistemas del municipio. o) Administrar la privacidad del monitoreo de las cámaras de seguridad instaladas en dependencias de propiedad municipal. p) Controlar el acceso de personas autorizadas a la sala de servidores velando por la seguridad y medio ambiente. q) Actuar como Administrador de Redes Sociales oficiales de la Municipalidad. r) Actuar como Coordinador de Transformación Digital.ART. 75°.- Este departamento tendrá como objetivo el velar por el cumplimiento de las Normas Legales que regulan el Tránsito y Transporte Público de la Comuna. Dependerá jerárquicamente del alcalde y tendrá las siguientes funciones:
a) Dirigir y supervisar la entrega de toda clase de Licencias de Conducir y el otorgamiento y renovación de Permisos de Circulación. b) Determinar el sentido de circulación de vehículos en coordinación con los organismos del estado competentes. c) Señalizar adecuadamente las vías públicas. d) Estudiar y Determinar el sentido de circulación de vehículos en coordinación con la Secretaría Ministerial de Transporte. e) Otorgar certificados en materias de tránsito a contribuyentes y organismos públicos que lo soliciten. f) Autorizar el funcionamiento de las Escuelas de Conducir para Licencias clase B. g) Supervisar el adecuado funcionamiento de las señalizaciones de Tránsito en las vías públicas. h) Aplicar las Normas generales sobre Tránsito y Transporte público en la Comuna. i) Recibir y dar respuesta a peticiones e inquietudes presentadas a esta unidad. j) Planificar, coordinar y supervisar el trabajo del personal a su cargo evaluando trimestralmente su desempeño y precalificándolos una vez al año. k) Visar cancelaciones menores entregando los antecedentes de respaldo cuando el caso lo requiera a la Dirección de Finanzas. l) Aplicar las normas sobre tránsito y transporte público en la comuna. ART. 76°.- A su vez, contará con un apoyo administrativo que brindará el apoyo para mantener el buen funcionamiento de la dirección. Atenderá la afluencia de público que requiera de los servicios de tránsito, llevando las audiencias de atención al público, actualizara y archivará los registros de audiencias y correspondencia incluyendo las fichas y carpetas del gabinete psicotécnico, además de cualquier otra tarea que se le encomiende y que guarde relación con sus funciones.ART. 77°.- En esta sección se encontrará una sección encargada del trámite de renovación de estos permisos, la cual tendrá como objetivo el gestionar el otorgamiento de Permisos de Circulación en forma eficiente y expedita a los vehículos, conforme a las Normas Legales vigentes establecidas en la Ley 3063/79 de Rentas Municipales, y Ley Nº 18.290 de tránsito, como así también cualquier otra norma legal emitida por el Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones. Tendrá, además, las siguientes funciones:
a) Otorgar y renovar permisos de circulación de acuerdo con la Normativa vigente para estos efectos deberá verificar toda la documentación requerida, proceder a revisar latasación, codificar y calcular el valor del permiso y emitir el giro del impuesto respectivo. b) Supervisar que el registro de permisos de circulación se lleve en forma actualizada. c) Planificar una gestión eficiente en los diferentes periodos de vencimiento de permiso de circulación. d) Informar al jefe de tránsito y al alcalde materias de sus competencias cuando sea solicitado. e) Otorgar certificados de la situación de pago o deudas de permisos de circulación. f) Emitir los informes sobre materias de su competencia a requerimiento del director o el alcalde. g) Supervisar el registro comunal de permisos de circulación que se lleve al día y dentro de los plazos estipulados por la Normativa vigente. h) Planificar, coordinar y supervisar el trabajo del personal a su cargo, evaluando trimestralmente su desempeño y calificación anual. i) Supervisar que el registro municipal de Carros de Arrastre se lleve conforme a la Normativa Legal vigente. j) Supervisar que los sellos autoadhesivos se otorguen conforme al D.S.211 del MINTRATEL. k) Mantener el archivo de Permisos de Circulación. l) Coordinar y supervisar la atención de permisos de circulación a empresas y Servicios. m) Ingresar la solicitud de traslado proveniente de otras comunas. n) Adherir o entregar el sello autoadhesivo de color verde, a los vehículos motorizados nuevos. o) Entregar duplicados de permiso de circulación, cambio de nombre del propietario, alteración de características, duplicados de sellos autoadhesivos, cobrando los derechos cuando correspondan. p) Emitir comprobantes de ingresos para la cancelación de registro de multas impagas. q) Gestionar Permisos de Circulación para vehículos de transporte público y privado remunerado conforme lo establece el D.S Nº212/1992. r) Gestionar el trámite de reemplazo de Taxis y Buses. s) Gestionar Permiso de Circulación para los vehículos que cambien de modalidad de uso. t) Empadronar los carros de Arrastre de Capacidad de Carga menor a 3860 Kg de PBV, llevando el registro de acuerdo con el reglamento del Decreto Ley 83 del 15 de enero de 1988. u) Llevar un registro foliado de empadronamiento de estos carros. v) Otorgar al requirente un certificado de empadronamiento y la placa patente única de identificación a los carros inscritos en el registro, además de otorgar duplicados de placa patente y duplicado de inscripción de carro de arrastre, por extravió o deterioro de la original, cancelando los derechos cuando procediere. w) Inscribir en el registro los cambios de dominio y cambio de características. ART. 78°.- Asimismo, en la misma sección existirá una sección de registros y archivos, la cual deberá llevar el control general en formato digital mediante el software de gestión existente para tal efecto, de los permisos de circulación generados en forma mensual, como así también efectuar el archivo correlativo de toda la documentación de respaldo presentada para la renovación de dichos permisos. Además, tendrá las siguientes funciones: a) Archivar y Custodiar en un lugar seguro y de fácil acceso el conjunto de documentación relativa al Departamento de Permisos de Circulación, con la finalidad de hacer uso de este cuando el caso lo requiera. b) Llevar registro de los Traslados realizados y recibidos, de permisos de circulación que se originen en forma mensual en el departamento. c) Llevar control de los formularios de Permisos de Circulación previamente foliados.ART. 79°.- Está sección deberá gestionar el otorgamiento de licencias de conducir en conformidad a la Normativa de la Ley 18.290 y el D.S. 170/85 y tendrá las siguientes funciones:
a) Supervisar y coordinar el otorgamiento, renovación o denegación de Licencias de Conducir de acuerdo con la Normativa vigente. b) Informar jefe de Tránsito y al alcalde materias de su competencia cuando sea solicitado. c) Supervisar continuamente que el registro de Licencias de Conducir se lleve en forma actualizada. d) Supervisar la correcta aplicación de los exámenes exigidos en la Ley de Tránsito para Obtener la Licencia de Conducir (Teórico, Psicométrico, Sensométrico, etc.) e) Coordinar y Emitir informes de su competencia, cuando sean solicitados al Juzgado de Policía Local u otros organismos. f) Supervisar el plan de mantenimiento de los equipos del Gabinete Psicotécnico. g) Coordinar con el personal de la unidad el procedimiento más eficiente y eficaz para el otorgamiento de Licencias de Conducir. h) Llevar el archivo de expedientes que corresponden a conductores con Licencia de la Comuna. i) Realizar un control mensual de formularios de licencias de conducir (emitidas, nulas y por emitir) que se encuentran en el Departamento. j) Coordinar y atender las visitas de fiscalización que realicen los inspectores de la secretaria regional Ministerial de Transporte y Telecomunicaciones (SEREMITT). k) Tramitar firmas de las Licencias de Conducir en ausencia del jefe, ante funcionarios subrogantes de la unidad. l) Tramitar el otorgamiento de “Duplicados y Cambios de Domicilio” de Licencias de Conducir. m) Tramitar e Imprimir Certificados de Antecedentes de Conductor de todos los usuarios que requieran Licencias de Conducir de acuerdo con convenio con Registro Civil. n) Tomar los exámenes obligatorios para obtener la licencia en forma transparente y eficiente conforme a la normativa legal vigente. o) Efectuar los exámenes teóricos que contempla la Ley de acuerdo con el artículo Nº8 del D.S N.º 170 del MTT. p) Efectuar los exámenes prácticos de conducción de acuerdo con lo establecido en el artículo N.º 9 del D.S. N.º 170 del MTT. q) Ingresar diariamente los certificados de antecedentes de conductor al sistema computacional. r) Confeccionar oficios de suspensiones de Licencias de Conducir cuando corresponda al Registro Civil.ART. 82°.- En esta unidad se desplegará una sección de mantención de señales de tránsito que tendrá como objetivo el realizar diagnósticos y estudios de Tránsito para la Comuna de Fresia de acuerdo con Normativas Legales vigentes, a fin de optimizar del uso de las vías de circulación vehicular y peatonal de la comuna. Está sección tendrá las siguientes funciones:
a) Realizar diagnóstico para proyectos de mejoramiento vial para la ciudad de Fresia. b) Supervisar el adecuado funcionamiento e instalación de las señalizaciones de Tránsito en las vías públicas. c) Participar en estudios y proyectos relacionados con la vialidad urbana. d) Emitir informes técnicos en materias de su competencia. e) Estudiar en la comuna las zonas que requieren aumentos o disminuciones de los límites de velocidad máxima. f) Estudiar y planificar los paraderos destinados al estacionamiento de Transporte Público. g) Estudiar y planificar alternativas de estacionamientos, con el objetivo de descongestionar las principales arterias de la Comuna. h) Fiscalizar el cumplimiento de las Normas generales sobre Tránsito y Transporte público en la Comuna. i) Recibir y dar respuesta a peticiones e inquietudes presentadas a esta unidad. Participar en Revisiones de Estudios de Impacto sobre el Sistema de Transporte Urbano. j) k) Participar en estudios y proyectos relacionados con la vialidad urbana. l) Estudiar y proponer medidas de regularización y mejoramiento del sistema de tránsito en la Comuna. m) Fiscalizar en terreno las instalaciones y reposiciones de señaléticas verticales y horizontales y trabajos de mantención que realicen terceras personas. ART. 83°.- Asimismo, la sección contará con una sección de corrales municipales que tendrá como objetivo el recepcionar y custodiar los vehículos que están en los aparcaderos del municipio de Fresia, y que han sido incautados por Carabineros de Chile, con motivo de diversos delitos e infracciones a la Ley de Tránsito entre otras, como así también efectuar el cobro de los derechos por el tiempo de permanencia en custodia. Está sección tendrá las siguientes funciones: a) Recepcionar los vehículos decomisados por Carabineros, previa recepción y firma de acta de entrega y Oficio de Carabineros de Fresia. b) Corroborar el estado de los vehículos recepcionados, realizando una inspección ocular de todos sus componentes, cotejando con lo informado en acta respectiva. c) Realizar un registro fotográfico del vehículo, al momento de su ingreso al corral municipal. d) Hacer entrega, mediante acta respectiva, previa resolución del Juez de Policía Local, de los vehículos incautados, y calcular los derechos de bodegaje, según el tiempo de permanencia en los corrales municipales.ART. 80°.- Deberá gestionar el proceso de exanimación de los postulantes a Licencias de Conducir en forma eficiente y expedita, conforme a las Normas Legales vigentes establecidas en el D.S. 97/84, Ley N.º 18.290 de tránsito, y el D.S. 170/85.
ART. 81°.- La Evaluación Sensométrica y Sicométrica de los postulantes será de acuerdo con las normas exigidas por el art. 4º letras A y B del D.S 170/1985, la Ley 18.290 ambas del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones y constará de dos etapas: -Evaluación Psicométrica: Consistente en examinar la coordinación motriz y de reacción, mediante test de palanca o tijera, test de punteado y test de reactímetro con mínimo de 10 estímulos. -Evaluación Sensométrica: Consistente en examinar mediante Test de agudeza visual, perimetría, Visión de Profundidad, Visión Nocturna, Encandilamiento, Recuperación al encandilamiento, Visión de Colores y Audiometría.ART. 84°.- Está dirección tendrá como objetivo principal el asesorar al alcalde y al Concejo Municipal en todo lo relativo al desarrollo de la comunidad, en el ámbito social, económico, cultural y deportivo, considerando especialmente la integración y participación de la comunidad en las acciones desarrolladas por el Municipio.
ART.85°.- La dirección de desarrollo comunitario dependerá jerárquica y administrativamente del alcalde y tendrá a su cargo las siguientes funciones: a) Colaborar en la formulación del Plan de Desarrollo comunal. b) Formular, administrar, ejecutar, coordinar y controlar los programas y proyectos sociales de competencia municipal teniendo como referencias programas de cobertura nacional y el Plan de Desarrollo Comunal que contribuyan a mejorar la calidad de vida de la población. c) Asesorar al alcalde, y también al concejo, en la promoción del desarrollo comunitario. d) Detectar los requerimientos, necesidades y aspiraciones de la comunidad y de las organizaciones comunitarias, informándolas oportunamente al alcalde y al concejo. e) Prestar asesoría técnica a las organizaciones comunitarias, fomentar su desarrollo y legalización, y promover su efectiva participación en el municipio. f) Proponer, desarrollar, elaborar programas y ejecutar, dentro de su ámbito y cuando corresponda, medidas tendientes a materializar acciones relacionadas a salud pública, protección del medio ambiente, educación y cultura, capacitación laboral, deporte y recreación, promoción del empleo, fomento productivo local y turismo, adulto mayor y juventud. g) Colaborar con el desarrollo de actividades de orden general de la municipalidad o de otras entidades públicas y privadas, ya sean estas de orden cívico, culturales u otras, planeadas anticipadamente o que surjan de manera imprevista. h) Sostener canales de información y comunicación eficientes que permitan la oportuna participación de vecinos y de la comunidad organizada en las actividades relacionadas a su ámbito de ejecución. i) Promover la constitución, funcionamiento y la efectiva participación de organizaciones comunitarias, prestándoles asistencia técnica y coordinando su accionar con la Municipalidad. j) Mantener información actualizada de las organizaciones comunitarias territoriales y funcionales. k) Generar un registro de la información de los programas y proyectos sociales que se realizan en la comuna. l) Cumplir con las demás funciones que la Ley o el alcalde le encomiende. Art. 87°.- Desde la dirección de desarrollo comunitario se desprende la oficina de vivienda, la cual tiene como objetivo atender y orientar al público en materia de vivienda y habitabilidad, en relación con los servicios entregados por el MINVU a través del SIRVIU, apoyando de esta manera en la realización de trámites. Art. 88°.- Por otra parte, DIDECO contará con una oficina de coordinación de programas comunitarios, a la cual le corresponderá materializar y coordinar acciones relacionadas a: Protección del medio ambiente, salud pública, educación, cultura, recreación, promoción del empleo, fomento productivo local, turismo, y todo lo que la Ley establezca y el Municipio requiera.Además, está dirección contará con una secretaría administrativa que servirá de apoyo logístico y administrativo constante, gestor del tiempo de la jefatura y sus equipos de trabajo, cuya responsabilidad radica en las actividades propias del cargo tales como:
a) Recepción y derivación de documentos. b) Redacción de documentos y respuesta a la comunidad. c) Atender llamadas telefónicas. d) Atención de Público. e) Archivo de documentos. f) Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende. g) Estar al día de la tramitación de expedientes o seguimiento de Instrucciones internas. h) Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones. i) Poseer conocimiento de los otros departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada con Proyectos de Inversión. j) Tener el inventario del departamento.Art. 88°.- Por otra parte, DIDECO contará con una oficina de coordinación de programas comunitarios, a la cual le corresponderá materializar y coordinar acciones relacionadas a: Protección del medio ambiente, salud pública, educación, cultura, recreación, promoción del empleo, fomento productivo local, turismo, y todo lo que la Ley establezca y el Municipio requiera.
Art. 87°.- Desde la dirección de desarrollo comunitario se desprende la oficina de vivienda, la cual tiene como objetivo atender y orientar al público en materia de vivienda y habitabilidad, en relación con los servicios entregados por el MINVU a través del SIRVIU, apoyando de esta manera en la realización de trámites.
ART. 34°.- La Secretaría comunal de Planificación es una unidad técnica que se encuentra a cargo de asesorar al alcalde y al Concejo en la elaboración de la estrategia municipal, como asimismo en la definición de las políticas y en la elaboración, coordinación y evaluación de planes, programas y proyectos de desarrollo comunal.
ART. 35°.- Serán funciones de la SECPLAN las siguientes: a) Asesorar al alcalde en la elaboración de los proyectos del Plan Comunal de Desarrollo y de Presupuesto Municipal. b) Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, proyectos, inversiones y el Presupuesto Municipal, e informar sobre estas materias al alcalde y al Concejo a lo menos semestralmente. c) Efectuar análisis y evaluaciones permanentes de la situación de desarrollo de la comuna, con énfasis en los aspectos sociales y territoriales. d) Estudiar, programar y evaluar el proceso de desarrollo comunal en sus aspectos sociales, territoriales y económicos, dando origen a programas y proyectos específicos encada una de estas áreas en coordinación con las unidades municipales correspondientes. e) Elaborar las bases generales y específicas, según corresponda, para los llamados a licitación, previo informe de la unidad competente, de conformidad con los criterios e instrucciones establecidos en el Reglamento Municipal. f) Fomentar vinculaciones de carácter técnico con los servicios públicos y con el sector privado de la comuna. g) Recopilar y mantener la información comunal y regional atingente a sus funciones. h) Procurar una efectiva coordinación e integración de los proyectos del sector privado al Plan de Desarrollo Comunal. i) Asesorar al alcalde y al Concejo en la promoción del desarrollo urbano. Estudiar y elaborar el plan regulador comunal, y mantenerlo actualizado, promoviendo las modificaciones que sean necesarias y preparado los planes para su aplicación. j) k) Informar técnicamente las proposiciones sobre planificación urbana intercomunal, formuladas al municipio por la Secretaría Regional Ministerial de Vivienda y Urbanismo. l) Informar técnicamente las subvenciones a otorgar al sector público y al sector privado. m) Otras funciones que el alcalde le asigne, de conformidad con la legislación vigente y que no sea de aquellas que la Ley asigna a otras unidades. ART. 36°.- Asimismo, la Secretaría comunal de planificación contará con un área técnica que tendrá como objetivo el asesorar y apoyar al director de la SECPLAN en las materias que son de su competencia, de manera de cumplir con los objetivos de esta dirección. Y tendrá como funciones las siguientes: a) Asesorar y apoyar al director de la Secretaría Comunal de Planificación en la programación del trabajo anual en materias de proyectos en conjunto con el equipo Técnico. b) Preparar y evaluar los proyectos para inversión con financiamiento externo. c) Tener conocimiento de todas las acciones y proyectos que preparen o que se estén aplicando en la comuna con los distintos servicios públicos, a fin de coordinar la gestión con la SECPLAN. d) Preparar Memoria explicativa y de cálculo, evaluar y preparar Informes técnicos (todos las desarrollados en el estudio), preparar Programas de obras y especificaciones técnicas generales y especiales para la ejecución. e) Itemizado y presupuesto oficial detallado de cada fase constructiva, minuta técnica del proyecto, plantas generales, Cuadros y detalles de obras especiales, etc. f) Detalles arquitectónicos y estructurales, Planos de adquisición, expropiación o servidumbres, estudiar la factibilidad de los proyectos, preparar bases de Licitación, Formulación y postulación a distintas fuentes de financiamiento (esta función le corresponde a los profesionales que están encargado de las plataformas FNDR- SUBDERE, entre otras). g) Realizar visitas a terreno en compañía a los proyectistas, realizar levantamientos de los terrenos u obras a intervenir, prestar apoyo a otras direcciones que no cuentan con área técnicas. h) Coordinación con Organismos externos, principalmente relacionado con diferentes tipos de planes y programas, postulación de proyectos, fuentes de financiamiento, aprobaciones de iniciativas, fiscalización y revisión de bases y contratos, entre un sin número de funciones desarrollada por esta dirección. i) Tramitación certificados de Factibilidad en servicios eléctricos, de alcantarillado y agua potable, entre otros. j) Otras funciones que el director de la Secretaría Comunal de Planificación les asigne, de conformidad con la legislación vigente y que guarden relación con las funciones del departamento y otras funciones a solicitud expresa del Señor alcalde.A su vez, contará con una secretaría administrativa que se encargará de la atención de público en general y el cumplimiento de labores administrativas, además de redactar y transcribir los correspondientes documentos administrativos y los diversos certificados que solicita el público, tanto presencial como vía correo electrónico o por transparencia.
ART. 41°.- La Unidad de Tesorería Municipal le corresponde administrar los ingresos y egresos municipales, coordinando las actividades a través de las Unidades respectivas. Asimismo, le corresponderán las siguientes funciones:
a) Custodiar y registrar debidamente las boletas de garantía emitidas a favor del Municipio, implementar sistemas de comunicación e información para que los usuarios accedan a sus respectivos avisos de recibos de bienes raíces. b) Actuar como Martillero Público, según lo establece la Ley o cuando la Autoridad lo solicite. c) Establecer cajas auxiliares de recaudación, en lugares y tiempo que sean necesarios para los objetivos de la Municipalidad, mantener en custodia Licencias de Conducir, mantener en custodia placas patentes y certificados, administrar las cuentas corrientes bancarias municipales, mantener en custodia talonarios de cheques de todas las cuentas corrientes, registro y custodia de cheques nulos, caducados y protestados, revisar periódicamente el comportamiento real de los ingresos y egresos en relación con el presupuesto de caja e informar a la D.A.F. d) Confeccionar mensualmente la nómina de deudores morosos de impuestos y derechos municipales. e) Ejecutar cobranzas de Impuestos y Derechos Municipales e Implementar sistemas para rebajar la cartera en conjunto con rentas y patentes vencida de la Municipalidad. f) Implementar sistemas de control de otorgamiento de formularios de licencias de conducir al Departamento de tránsito de la municipalidad. g) Realizar arqueo a la caja municipal, en forma intempestiva. h) Coordinar y sistematizar los depósitos por concepto de remesas que sean generados por proyectos ejecutados por la Municipalidad, indicando la cuenta corriente adecuada para que el organismo sectorialista y/o central realice los depósitos. i) Ejercer supervisión jerárquica en lo administrativo y de funcionamiento de la Caja Municipal, dependiente de la Tesorería Municipal. j) Gestión del registro de Multas de Tránsito No Pagadas, PCV fondos de terceros. k) Recepcionar los Decretos de Pago una vez visados y firmados por la DAF, los cuales deberán ser rebajados desde el sistema de Contabilidad, ya sea mediante la emisión de cheques o transferencias bancarias, evitando el flujo de estos documentos sin pasar previamente por la Unidad de Tesorería, posteriormente continuará su tramitación. l) Dar cumplimiento a la cancelación mensual en Banco Estado de: -Fondo Común Municipal -Multas de: Tránsito No pagadas, Alcoholes, TAG, IUT y retención del 10%. -Fondos de Terceros, Leyes Sociales -PreviRed -Servicios Básicos y OtrosART. 61°.- Está dirección deberá velar por el cumplimiento de las disposiciones de la Ley General de Urbanismo y Construcciones, del Plan Regulador comunal y de las Ordenanzas que le sean pertinentes. Asimismo, tendrá las siguientes atribuciones específicas:
a) Procurar el correcto desarrollo urbano de la comuna, velando siempre por el cumplimiento de la Ley General de Urbanismo y Construcciones, Plan Regulador y Ordenanza Municipal, Ordenanza de Extracción de Áridos y otras disposiciones que sean atingentes en materias de su competencia. b) Dar estricto cumplimiento a lo normado en la Ley General de Urbanismo y Construcción, Plan Regulador Comunal y Ordenanzas, bajo este precepto gozará de atribuciones específicas. c) Dar aprobaciones de subdivisiones y modificaciones de deslindes en predios en el radio urbano, de extensión urbana, o rurales en caso de aplicación del Artículo N°55 de la ley General de Urbanismo y Construcciones. d) Revisión y Aprobación a los anteproyectos de Obras de Urbanización y Edificación, tanto las obras nuevas, como regularizaciones de ampliación y/o modificaciones de la construcción, lo que conlleva al otorgamiento de los Permisos de Ejecución de Obras al amparo de los Permisos de Edificación. e) Fiscalización de las Obras en Ejecución hasta el otorgamiento de la recepción, tanto particulares, como los proyectos elaborados por la SECPLAN a fin de perseguir el cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas a las que deben ajustarse. Atendiendo además los reclamos que se producen en las faenas o molestias de los vecinos en general. f) Orientar y aplicar las normas legales y técnica en lo que respecta a prevenir el deterioro del Medio Ambiental. g) Confeccionar y mantener actualizado el catastro de las obras de urbanización y edificación de la comuna. h) Coordinación en la gestión con la Unidad de Inspección. ART. 62°.- Está dirección de Obras tendrá la potestad de emitir permisos y autorizaciones según la normativa vigente, emanada de la Ley General de Urbanismo y Construcción, estos incluirán los permisos de Obra Menor, permisos de Edificación, Certificados e Informes técnicos, regularizaciones, entre otros. ART. 63°.- En base a la Ley General de Urbanismo y Construcción, corresponderá a la Dirección de Obras Municipales fiscalizar toda construcción que se ejecute dentro del territorio de su jurisdicción y comprobar el destino que se dé a los edificios y a sus distintas dependencias. ART. 64°.- Será deber de esta dirección el velar por la correcta ejecución de las obras en conformidad con los planos, especificaciones y demás antecedentes aprobados en el respectivo permiso y sus modificaciones, si las hubiere. ART. 65°.- La DOM estará facultada para fiscalizar el cumplimiento de las normas que regulan la instalación de locales comerciales en general, velar por la conservación de los bienes nacionales de uso público, denunciar a quienes provoquen daños en calzadas y veredas, y verificar el estricto cumplimiento de las disposiciones legales en los proyectos de obras de construcciones. ART. 66°.- La DOM podrá contar con una secretaría de proyectos, a la cual se le encomendarán las siguientes funciones: a) Redacción y transcripción de documentación administrativa relativa a Proyectos aumentos de plazo, modificaciones de contrato, garantías, informes, solicitudes de remesas, entre otros. b) Asesoramiento a contratista para la elaboración de la documentación a presentar en los estados de pago, revisión administrativa de éstos y otra documentación a presentar. c) Redactar oficios, decretos, dar respuesta y remitir antecedentes requeridos por los diferentes organismos que otorgan financiamiento a los proyectos y estudios ejecutados en la comuna. d) Legajar los proyectos en su etapa final. e) Atención de público en general. ART. 67°.- A su vez, contará con una secretaría administrativa que se encargará de la atención de público en general y el cumplimiento de labores administrativas, además de redactar y transcribir los correspondientes documentos administrativos y los diversos certificados que solicita el público, tanto presencial como vía correo electrónico o por transparencia.A su vez, contará con una secretaría administrativa que se encargará de la atención de público en general y el cumplimiento de labores administrativas, además de redactar y transcribir los correspondientes documentos administrativos y los diversos certificados que solicita el público, tanto presencial como vía correo electrónico o por transparencia.
ART. 21°.- La secretaría municipal estará a cargo de un secretario municipal, y tendrá como objetivo dirigir las actividades de la secretaría administrativa del alcalde y el Concejo además de desempeñarse como ministro de fe en todas las actuaciones municipales.
ART. 22°.- Asimismo, desarrollará las actividades específicas que le asigna la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, con relación a la constitución y funcionamiento del Concejo. Estás son: a) Dirigir las actividades de secretaría administrativa del alcalde y del concejo; b) Desempeñarse como ministro de fe en todas las actuaciones municipales, y recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la declaración de intereses establecida por la ley N°18.575. c) Cumplir las funciones que le asigna la Ley Nº19.418, sobre juntas de vecinos y demás organizaciones comunitarias. d) Transcribir las resoluciones del alcalde, acuerdos del Concejo, de los comités municipales, velar por su cumplimiento y mantener un archivo de tal documentación. e) Redactar los oficios, decretos, circulares y comunicaciones externas que se le encomienden. f) Elaborar y redactar material informativo en general. g) Llevar el Registro de Personas Jurídicas Receptoras de Fondo Públicos entregados a través de la Municipalidad, en conformidad a la Ley Nº19.862. h) Otras funciones que la Ley señale o que la autoridad superior le asigne, las que ejecutará a través de la unidad que corresponda, de conformidad a la legislación vigente. i) Mantener un archivo permanente de las actas de concejo y de la documentación pertinente. j) Revisar y aprobar la documentación de respaldo de una solicitud de nueva personalidad jurídica que será constituida por el ministro de fe nombrado por decreto alcaldicio por el alcalde, a su vez, deberá emitir los certificados de depósito de los documentos que origina una nueva solicitud de personalidad jurídica, ya sea esta funcional, territorial y/o asociaciones de acuerdo con el Código Civil. k) Llevar el registro de las organizaciones objeto de recepción de fondos públicos y subir la información a la página web del Ministerio de Hacienda. (Ley N°19.862) l) Preparar las carpetas con la documentación respectiva para cada uno de los integrantes del concejo municipal. ART. 23°.- Dependerán de la secretaria municipal las oficinas de partes y OIRS y la oficina de Transparencia, Ley del Lobby y Bienes nacionales.
ART. 24°.- Le corresponderá a la Oficina de partes y OIRS recepcionar, registrar, tramitar, despachar, archivar y resguardar en forma ordenada y expedita toda la documentación del municipio. Asimismo, deberá velar por el buen funcionamiento de la central telefónica, radio y fax. A esta oficina le corresponderán las siguientes funciones:
a) Mantener un constante flujo, control, archivo y conservación de toda la documentación que ingresa y egresa de la Municipalidad proporcionando en forma rápida y expedita la información que se requiera para la actividad municipal. b) Mantener registros numerados correlativamente de decretos, reglamentos ordenanzas, oficios y demás resoluciones y documentación oficial de la Municipalidad. c) Confeccionar decretos, resoluciones, certificados, órdenes de cometido funcionario, órdenes de trabajo extraordinario, comisiones de servicio y otros. d) Tener a su cargo el trámite de ingresos, clasificación y distribución de la correspondencia oficial. e) Mantener archivos actualizados de la documentación recibida y despachada por la Municipalidad. f) Efectuar el control de los plazos en la tramitación de la documentación interna y externa de la Municipalidad. g) Efectuar el manejo y control del uso de los timbres de alcalde, secretario Municipal, Oficina de Partes, franqueo convenido y Copia fiel del Original, de las centrales telefónica y de radiotelecomunicaciones y teléfono celular. h) Informar al público acerca del estado de tramitación de sus reclamos o peticiones, y orientarlos acerca del procedimiento y antecedentes necesarios para la obtención de servicios y beneficios que otorga la Municipalidad. i) Recibir y dar tramitación a las presentaciones y reclamos que formule la ciudadanía local. j) Recepcionar e ingresar en un libro de registro especial todas las facturas emitidas para el municipio y los servicios traspasados siendo derivados posteriormente donde corresponda. k) Acoger y llevar libros de reclamos y sugerencias del Municipio y velar por dar respuestas a lo requerido. l) Recepcionar y tramitar reclamos y sugerencias respecto a los servicios prestados en los diferentes departamentos municipales y servicios traspasados. m) Informar sobre: - Servicios que presta cada repartición - Requisitos para obtener la prestación - Formalidades para el acceso. - Plazos para la tramitación de la prestación - Documentación y antecedentes que deben acompañar la solicitud